4 Hospitals-ში, დაახლოებით 1 წლის წინ, დაინერგა სისტემა ბალანსი, რამაც ხელი შეუწყო გაყიდვების სწორ ავტომატიზაციას.
კომპანიის ბიზნეს პროცესი გაყიდვების მიმართულებით ასე გამოიყურება: წარმომადგენლები ხვდებიან კლინიკების პერსონალს, სთავაზობენ პროდუქციას და მათთან ერთად აფიქსირებენ ახალ შეკვეთას. შეკვეთის გასაფორმებლად კი მათ ზუსტად უნდა იცოდნენ შემდეგი საკითხები:
- პროდუქციის თავისუფალი ნაშთები იმ მოცემული მომენტისთვის;
- მიტანის ხელმისაწვდომობა კლინიკისთვის სასურველ ვადაში;
- კონკრეტული კლიენტისთვის დადგენილი სპეციალური ფასები.
მინი ERP სისტემა ბალანსის დანერგვამდე, გაყიდვების პროცესი მიმდინარეობდა მნიშვნელოვანი ხარვეზებისა და პრობლემების ფონზე. პროდუქციის ასორტიმენტის სწრაფი ზრდის კვალდაკვალ, ბუნებრივია, პრობლემებმა იმატა. მარტივი საბუღალტრო პროგრამის საშუალებით მიმდინარე ნაშთების აღრიცხვა ძალიან რთული იყო. გაყიდვების წარმომადგენლებს სჭირდებოდათ მუდმივი სატელეფონო კონტაქტი Back Office-თან, რათა გადაემოწმებინათ თითოეული პროდუქტის სავარაუდო ხელმისაწვდომი ნაშთი, შეკვეთილი რაოდენობები ჩაენიშნათ და შემდგომი შეკვეთის დასტური ზეპირი სახით მიეღოთ ზემდგომი მენეჯერისგან.
ბუღალტერიის მიერ ხელით სრულდებოდა გაყიდვების სტანდარტული ოპერაციების გატარება, სასაქონლო ზედნადების ატვირთვა და ანგარიშგებების მომზადება. შესაბამისად, შეცდომების დაშვების ალბათობა დიდი იყო, ხოლო მენეჯმენტისთვის მიმდინარე ფინანსური ინფორმაციის ხედვა – რთული.
4Hospitals-ის მთავარი მიზანი პროცესების მაქსიმალური ავტომატიზაცია იყო ისე, რომ Back office-სა და ოფისს გარეთ კლიენტებთან შეხვედრებზე მყოფ წარმომადგენლებს შორის შეექმნათ უწყვეტი კავშირი და წვდომა საერთო ბაზებზე.
კომპანიამ მოიცვა საქართველოში მოქმედი თითქმის ყველა კლინიკა და კლიენტების ზრდასთან ერთად, მათი გადახდებისა და დავალიანებების ყოველთვიური კონტროლის სრულყოფილი მექანიზმის გარდაუვალი საჭიროება შეიქმნა.
ამ პრობლემების გადაჭრის მიზნით 4ჰოსპიტალსმა ბალანსის სისტემის დანერგვა გადაწყვიტა.
ბალანსის ბაზა განთავსებულია კომპანიის სერვერზე და ყველა მოხმარებელს აქვს დისტანციურად წვდომა. გაყიდვების წარმომადგენლები პროგრამაში მუშაობენ პადებით, სადაც განთავსებულია პროგრამის სრული ვერსია. მათ და ოფისში მომუშავე თანამშრომლებს აქვთ საერთო ბაზა.
შეხვედრების პერიოდში წარმომადგენლები ხედავენ პროდუქტების ხელმისაწვდომ ნაშთებს, კლინიკის გასული პერიოდის შესყიდვების სტატისტიკას და ამით ეხმარებიან შემსყიდველს განახორციელონ მაქსიმალურად ეფექტური შეკვეთა, რასაც მომენტალურად აფიქსირებენ პროგრამაშივე. ასევე, მიწოდების პრიორიტეტიდან გამომდინარე, განსაზღვრავენ შეკვეთის სტატუსს, რაც ეხმარება ლოჯისტიკის სამსახურს სწორად დაგეგმოს და განახორციელოს მიწოდების პროცესი. პარალელურად, შექმნილ შეკვეთებს ოფისში ხედავს მენეჯერი და მოკლე პერიოდში ადასტურებს ან აკორექტირებს საჭიროებისამებრ. საბოლოო ავტორიზაციის შემდეგ შეკვეთა მიწოდების შესასრულებლად ეგზავნება ლოჯისტიკის სამსახურს. მიწოდების დასრულებისას საბოლოო „დახურულ“ სტატუსს განსაზღვრავს ლოჯისტიკის სამსახური, რაც გაყიდვების წარმომადგენლისთვის იმის მანიშნებელია, რომ მისი შეკვეთა შესრულებულია.
ბალანსის საშუალებით შესაძლებელი გახდა მომხმარებელთან გაყიდვის პროცესის დასრულება მხოლოდ ერთი ვიზიტით, სადაც შეცდომების დაშვების და ხარვეზების ალბათობა თითქმის აღარ არსებობს.
ბალანსში შესაძლებელია ნებისმიერი რეპორტის აწყობა, ბიზნესის სპეციფიკიდან გამომდინარე, რომელსაც მენეჯერები მარტივად ადევნებენ თვალს. 4Hospitals-ის მოთხოვნის შესაბამისად კი პროგრამაში შეიქმნა კლიენტების დავალიანებების კონტროლის სპეციალური რეპორტი.
ბუღალტერია გახდა ბევრად უფრო ავტომატიზებული: ფინანსური ანგარიშგებების სრული პაკეტი პროგრამაში გენერირდება ავტომატურად.
რაც შეეხება შედეგებს, ბალანსის დახმარებით 3-ჯერ შემცირდა გაყიდვების წარმომადგენლების მიერ მოლაპარაკებაზე დახარჯული დრო, გაიზარდა მათი ყოველდღიური ეფექტიანობა და შესაბამისად, გაყიდვებიც. ასევე თითქმის ნულამდე დავიდა შეკვეთების დროს დაშვებული შეცდომების და ხარვეზების რისკი, რაც კომპანიისთვის საკმაოდ დიდი ზარალის მომტანი იყო.
დეკლარირებასა და ხელფასების ადმინისტრირებაზე დახარჯული დრო შემცირდა 2-ჯერ და აქაც მოხერხდა შეცდომების რისკის მინიმიზაცია.
საწყობისა და პროდუქციის ნაშთების ლაივ რეჟიმში კონტროლის გზით, კომპანიამ შეძლო შესყიდვების ოპტიმიზაცია და 3-ჯერ შეამცირა თანამშრომლების მიერ ამ პროცესზე დახარჯული დრო.
ლოჯისტიკური მიწოდების სერვისი გახდა ბევრად ეფექტური, რამაც მომხმარებლების კმაყოფილების ზრდა გამოიწვია.
ბიზნეს პროცესების ეფექტური ავტომატიზაციის საშუალებით საბრუნავი კაპიტალი 70%-ით გაიზარდა.
გამარტივდა ანალიტიკის პროცესიც, რადგან ყველანაირი ინფორმაცია ერთ სივრცეშია თავმოყრილი.
როგორ აფასებენ ბალანსს 4 Hospitals-ში:
„ბალანსის დანერგვამ ძალიან მოქნილი გახადა ჩვენი პროცესები. გამოგვითავისუფლა დიდი დრო და ენერგია. საშუალება მოგვცა, რომ ჩვენი ადამიანური რესურსი და ძალისხმევა მივმართოთ ბიზნესის ზრდისკენ: ვიმუშაოთ ახალი პარტნიორების მოზიდვაზე, გავზარდოთ გაყიდვები და კიდევ უფრო მეტად ვიზრუნოთ ჩვენი მომსახურების სრულყოფაზე“ – ნინო გამყრელიძე – კომპანია „4 Hospitals-ის“ დირექტორი.